Negociando con Operadores Logísticos 3PL y 4PL. (parte 2)


Funcionar de manera integrada y fluida con un Operador Logístico suele ser una excelente estrategia, pero lograr ponerla en funcionamiento es un reto de orden superior. Este artículo es la continuación de una serie de elementos que hemos compartido con la audiencia de nuestro epicentro de información, buscando que todos nuestros colegas conozcan los detalles más críticos de algo que se recomienda ampliamente: trabajar de la mano con operadores logísticos quienes definen su “core business” en procesos logísticos eficientes.

Para comenzar, vale la pena referir al lector al artículo anterior, donde también se encuentra un compendio de otros artículos publicados en Editorial.Logística.la y que complementan este tema.

Artículo anterior: Consejos esenciales para negociar con Operadores Logísticos 3PL y 4PL. (parte 1)

En este artículo anterior tratamos dos temas fundamentales: “Procesos” y “Tarifas“, y más específicamente los retos y dificultades más comunes a la hora de negociar estos aspectos con un operador logístico, e integrar con éxito las operaciones. Continuaremos extendiendo el tema, revisando más en detalle los siguientes aspectos esenciales en la negociación con operadores logísticos:

  • Tiempos y Plazos de Entrega.
  • Mecanismos de Medición.
  • Contrato.
  • Penalidades y responsabilidades.

Este conjunto de elementos fundamentales dista de ser exhaustivo o perfectamente completo, pero contiene buena parte de las aristas de una negociación e implementación de operaciones tercerizadas a un operador logístico.

Tiempos y Plazos de Entrega.

Este aspecto parece trivial y sencillo, y de hecho lo es siempre y cuando las cosas estén funcionando correctamente. Por el contrario,  una simple demora o falta de coordinación en la entrega de documentos, liberación o procesamiento de mercancía, o cualquier otro proceso logístico o administrativo puede escalar rápidamente en situaciones críticas y con enormes pérdidas.

Desde el artículo anterior usábamos un ejemplo (empresa importadora de repuestos), en el cual, la falta de un simple documento a raíz de demoras o malos entendidos entre el operador logístico, el cliente, y los prestadores de servicios (como transportistas), puede desencadenar bloqueos de un proceso de importación o exportación, multas y costos adicionales por almacenamiento y manipulación en puertos o aduanas, costos por envíos expresos de documentos urgentes, y una serie de consecuencias incuantificables como pérdida de la confianza de los clientes, reputación de la empresa, etc.

Yendo más allá en este problema, si el volumen de operaciones es alto (por ejemplo, productos de consumo masivo o tecnología por medio de e-commerce), o de igual forma, si aunque el volumen es bajo pero el valor de la mercancía es muy alto (nuestro ejemplo de maquinaria y repuestos) las consecuencias se ven amplificadas, diseminándose en costos y frecuencia, poniendo a la operación completa en riesgo: cientos de pequeños procesos de importación bloqueados en aduanas por  falta de documentación, o un sólo proceso por valor de dos millones de dólares bloqueado en aduanas por documentación… no se sabe qué sería peor.

Además, existe otro problema que relaciona este aspecto con el siguiente en nuestra lista: ¿cómo hacer seguimiento, medir y determinar que un proceso como este está fallando en realidad y demostrárselo al operador logístico?

 

Mecanismos de Medición.

Desde el principio debe existir mecanismos de medición, que cuantifiquen constantemente la estabilidad y la eficiencia del proceso en todas sus dimensiones críticas. En nuestro ejemplo de la empresa importadora de repuestos que trabaja con un operador logístico, es crucial que la mercancía se recoja, descargue y almacene a tiempo, para evitar daños en la mercancía. También es vital que la documentación se genere y fluya a tiempo, que esté organizada de forma lógica y fácilmente recuperable para que los procesos de transporte y comercio exterior funcionen… ¿Cómo medirlo?

La primera aproximación de muchos de nosotros sería implementar comunicaciones vía email o Slack y comenzar a hacer seguimiento de los mensajes. Pero esto rápidamente se convertirá en algo inmanejable: hacer la medición tomará más trabajo que el proceso mismo. También, la búsqueda de documentos es ineficiente y volátil en servidores de correo electrónico.

La recomendación es: usar sistemas de bases de datos online para crear un “sistema” propio de gestión de documentos, donde el ingreso de cada documento pueda quedar registrado usando un registro temporal y, estando todos los procesos y documentos organizados, la medición puede hacerse en segundos. De esta forma puede argumentarse luego qué tan cumplido está siendo el operador logístico con los procesos y tiempos acordados, basándose en mediciones claras y objetivas.

Si bien usamos los documentos como ejemplo, todos los demás procesos y su información relacionada puede también organizarse en el mismo sistema, y llevar un registro perfecto de todos los procesos, documentación y eventos relacionados con cada orden, producto o SKU si se quiere.

***Recomendado: usar los sistemas ofrecidos por Zoho    http://zoho.com/ , en especial el sistema de Zoho Creator para crear plataformas informáticas personalizadas gratis o de bajo costo para su operación logística, gestión de flotas, gestión de pedidos, etc.

***[Mención voluntaria de producto, no publicidad pagada]

Contrato.

Este puede considerarse el elemento central y sintético de una implementación, donde todos los demás aspectos se asientan y se definen par el futuro. Hay que tener especial cuidado en la creación de un contrato de este tipo, principalmente la validez del contrato (que nunca debe ser indefinida ni a largo plazo sin alternativas), definir muy bien los mecanismos de medición y medidas aceptadas por ambas partes, tarifas y sus cálculos, etc.

Hemos profundizado en este tema en otros artículos en nuestro epicentro de información; de los más destacados son:

 

Penalidades y Responsabilidades.

Este tema hace parte también del contrato, pero se sale de él para hacer parte fundamental de las operaciones que el operador logístico y el cliente deben llevar a cabo en conjunto. Asuntos como quién hace el seguimiento de la carga, quién realiza las mediciones, y quién es el responsable de asumir las consecuencias y penalidades establecidas en el contrato, deben darse de mutuo acuerdo y reforzarse en la operación diaria. Dicho de otra forma, este tema no puede quedarse sólo en palabras o en el papel, debe convertirse en una realidad para evitar situaciones riesgosas para la operación conjunta entre operador y cliente.

En nuestro ejemplo, en el caso de problemas o retrasos en un proceso de comercio exterior, ¿quién debe hacerse cargo de solventar el inconveniente, correr con los gastos y costos generados por el problema, informar a los clientes, coordinar las acciones y soluciones, etc.? Por lo general el contrato, hecho por abogados, establece quién es “quien tiene la culpa” y quién debe pagar los costos, pero elementos operacionales y de mitigación de los problemas suelen dejarse de lado. Recomendamos enfocarse en este tipo de protocolos y procedimientos de emergencia, para que además de identificar quién paga la cuenta, también quede claro quiénes solucionan el problema y cómo han de hacerlo.

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