El transporte juega un papel fundamental en las operaciones de las compañías, sobre todo en América Latina donde la infraestructura no siempre es la mejor y los retos son mayores en cuanto a costos y eficiencia. Conozca en este artículo en qué centrar su atención como gerente de transporte y qué actividades delegar a sus colaboradores.

No entraremos en profundidad en el tema de la gerencia de transporte, pues es un tema extenso, lleno de aspectos técnicos y con interrelaciones disciplinarias muy amplias. Este artículo corto habla específicamente de las actividades estratégicas que un gerente de transporte debería mantener bajo su total supervisión y manejo personal, al igual que las actividades que pueden ser delegadas directamente a los miembros del equipo de gestión y control de transporte. Por supuesto, el modelo de negocio de cada compañía o unidad de negocio es único, y estas recomendaciones podrían ser interpretadas y abordadas desde diferentes ángulos.

Actividades Estratégicas: manejarlas personalmente.

Las siguientes son, a grandes rasgos, las actividades que estratégicamente definen a mediano y largo plazo la efectividad, eficiencia y sostenibilidad del esquema de transporte elegido por una compañía. La definición y ejecución adecuada de estas actividades contribuye sustancialmente a que la empresa pueda hacer realidad lo que tiene pensado como modelo de negocio, haciendo llegar los productos a sus clientes sin amenazar su propia sosteniblidad. Una mala aproximación a estos temas puede ser fatal para cualquier empresa, ya que aunque el impacto financiero de las actividades de transporte no es muy grande para la empresa, el hecho de que los productos no sean entregados apropiadamente sí lo es.

• Proveedores de Transporte:

Identificar y seleccionar correctamente los proveedores de transporte es vital para el funcionamiento de un sistema de transporte exitoso. No se trata únicamente de elegir la empresa que proveerá los servicios, también es sumamente importante la elección de las tarifas, esquemas de pago, unidades medidas para cobrar por la utilización de los servicios de transporte (pagar por días, por número de vehículos, por toneladas-kilómetro, por unidades físicas movidas, etc.) y la definición y medición de los niveles de servicio son aspectos cruciales a definir y acordar con los proveedores.

• Gestión Contractual:

Diseñar y crear un contrato sólido, seguro y justo es algo que comúnmente se encuentra en la intersección entre la ciencia y el arte. No existe un «método correcto» para hacerlo, y cada contrato debe construirse de manera única y diseñada hasta el más profundo nivel. Las cláusulas deberán ser claras, fácilmente ejecutables y perfectamente trazables y objetivas en cuanto a lo que sus medidas, condiciones y significados se refiere. En general, a mayor duración de un contrato, más riesgoso se vuelve; jamás debe firmarse un contrato de transporte a término indefinido. Adicionalmente es importante tener en cuenta la asesoría legal: es importante contar con la guía de un equipo legal, pero nunca permitir que sean ellos solos quienes diseñen el contrato; los abogados son abogados, no profesionales en supply chain.

• Gestión de relaciones con los proveedores:

La supervisión y seguimiento de las operaciones en curso con proveedores ya integrados a las operaciones de nuestra empresa es fundamental para la sostenibilidad. Evaluar constantemente, es decir una vez por trimestre o cuatrimestre, la evolución del servicio contratado y los niveles de servicio alcanzados es muy importante para identificar posibles mejoras, errores y fallas por corregir y potencialmente la re-negociación de los contratos existentes, bien sea para bien o para mal. Proveedores que excedan los niveles de servicio establecidos pueden ser bonificados, mientras que sus homólogos que no alcancen los niveles esperados deben ser manejados con cuidado y colaboración conjunta para solucionar cualquier inconveniente que esté presentándose. Por supuesto, los proveedores que consistentemente fallen en lo acordado deberán ser candidatos para su expulsión del negocio.

• Optimización y diseño de redes y supply chain.

Este aspecto se da en un marco temporal extenso, pues no es cada año que la cadena de abastecimiento enfrenta una fase de rediseño o expansión. Si bien lo mencionamos por último, es el aspecto que probablemente mayor relevancia tenga en la gestión del transporte, pues el diseño y optimización de la infraestructura que hace posible la supply chain y la logística de la empresa son claves para su correcto funcionamiento. Además, la construcción de nuevos centros de distribución, adquisición de flota y equipos de transporte, implementación de software y ubicación de las instalaciones implican inversiones enormes que comprometen a la compañía durante años a nivel financiero y operacional.

Tener una buena proyección de la estrategia de la empresa,  el comportamiento del mercado y la expansión de la cobertura de la demanda son esenciales para decidir, usando herramientas tecnológicas y métodos estructurados de análisis, cómo deben estar configuradas las interconexiones de supply chain y la logística interna de la empresa en los años venideros.

Actividades tácticas y operacionales: delegación y supervisión al equipo de trabajo.

Las actividades tácticas y operativas pueden ser delegadas al equipo de trabajo en gestión y control de transporte. Esto implica que sus procesos deben estar correctamente diseñados y articulados entre sí, al igual que con todas las demás actividades y áreas funcionales con las cuales tengan relación o dependencia alguna. Una vez los procesos están diseñados y establecidos de manera adecuada, junto con las herramientas e información necesarias para que puedan ser llevados a cabo, las funciones tácticas y operacionales pueden ser delegadas a los demás miembros del equipo, con apoyo, guía y supervisión constante de parte de los líderes del equipo.

Algunas de las actividades que comúnmente se encuentran dentro de este conjunto son:

• Optimización de transporte y de flota:

Se refiere a la manera en que las diferentes órdenes de transporte son agrupadas, gestionadas y emitidas para que los costos, los tiempos de entrega y los niveles de servicios se mantengan en niveles normales y óptimos de funcionamiento.

• Planeación de transporte:

Esta actividad comúnmente incluye la planeación y ejecución de reservas de vehículos, tipos de vehículos, cuadrillas de conductores y requerimientos legales de alto nivel para que las operaciones de transporte funcionen de manera apropiada. Esta actividad es esencial para empresas con flotas mixtas o totalmente tercerizadas con proveedores de servicio de transporte.

• Programación de transporte:

La programación de transporte es casi evidente dada su nombre: se refiere a la programación específica de órdenes de entrega, capacidad de vehículos, secuencia de despachos, mezclas de carga y demás aspectos propios de la operación física de los vehículos.

• Seguimiento de órdenes y entregas:

El control y verificación de las entregas, así como la resolución de incidencias y excepciones también hacen parte del nivel operacional del manejo de transporte, y es un factor fudamental para la evaluación y medición del desempeño de la flota, bien sea propia o perteneciente a un proveedor de servicios de transporte. Estas actividades de control y medición son las que comúnmente ofrecen la información para que, de manera periódica, los encargados de las actividades estratégicas puedan determinar los niveles de servicio y tomar decisiones al respecto.

Finalmente, todo líder del área de transporte debe tener siempre en cuenta que su negocio, las necesidades operacionales y la manera de gestionarlo cambian constantemente, y que ningún esquema de distribución y transporte es estático, sino dinámico.